Rok 2023 stoi pod znakiem dużych zmian dla pracowników i pracodawców. Od 21 lutego w życie weszły przepisy o możliwości kontroli trzeźwości w zakładach pracy, a od lipca drugi raz wzrośnie stawka płacy minimalnej. Na wdrożenie czekają także dwie dyrektywy Parlamentu Europejskiego w sprawie warunków pracy i tzw. work life – balance. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zapowiada prawdziwą rewolucję w obszarze pracy zdalnej. Co zmieni się w najbliższym czasie?
Dlaczego zmiany w przepisach pracy są konieczne?
Nowelizacja przepisów prawa pracy została przyjęta w drodze zmiany ustawy Kodeks Pracy i opublikowana w Dzienniku Ustaw 6 lutego 2023 roku. Zgodnie z dwumiesięcznym vacatio legis nowe zasady wejdą w życie 7 kwietnia. W ramach tych zmian możliwe będzie wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie zdalnie lub w trybie hybrydowym, łączącym czas spędzony w domu i w firmie.
W czasie pandemii powyższe modele rozpowszechniły się w tak znacznym stopniu, że wymagało to usankcjonowania w Kodeksie Pracy. Omawiane zmiany objęły różne profesje. Należą do nich zarówno najlepiej płatne zawody, takie jak programista czy prawnik, jak i zajęcia o dużym zapotrzebowaniu społecznym – w służbie zdrowia i w resorcie edukacji. Sama praca zdalna i hybrydowa wymagały stworzenia odrębnych definicji i potwierdzenia w postaci odrębnych przepisów prawa pracy – ten proces zakończy się w roku 2023.
W jakich przypadkach pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalnie?
Zmiany w kodeksie pracy w 2023 roku przewidują, że kwestia wykonywania obowiązków pracowniczych na odległość będzie mogła być rozpatrywana już w momencie zatrudnienia. Pracownik skorzysta z możliwości pracy zdalnej i pracodawca nie będzie mógł mu odmówić w kilku uzasadnionych przypadkach. Należą do nich:
- ciąża pracownicy,
- obowiązki wychowawcze pracownika wobec małoletniego poniżej 4 roku życia,
- obowiązki opieki pracownika wobec niepełnosprawnego członka rodziny lub posiadającego orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- obowiązki wychowawcze pracownika wobec dziecka wymagającego wczesnego wspomagania rozwoju, potrzeby specjalistycznej opieki lub zajęć rewalidacyjno- wychowawczych – niezależnie od wieku dziecka,
- obowiązki wychowawcze pracownika wobec dziecka o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności – zgodnie z przepisami o rehabilitacji zawodowej i społecznej – nawet, gdy dziecko przekroczyło wiek 18 lat.
Podstawą do przekazania przez pracodawcę obowiązków pracownikowi w trybie hybrydowym lub zdalnym będzie złożenie wniosku. Jedną z przesłanek, która udaremnia przejście w ten model pracy jest brak możliwości organizacyjnych ze strony pracodawcy. Obecność w firmie wymusi także rodzaj wykonywanej pracy – np. konieczność bezpośredniego spotkania z klientami. Pracodawca będzie mógł odmówić możliwości pracy zdalnej. Musi jednak uzasadnić swoją decyzję w formie tradycyjnego dokumentu lub elektronicznie, w ciągu 7 dni roboczych od chwili przyjęcia wniosku.
Kontrola pracy zdalnej – co będzie mógł zrobić pracodawca?
Prawo pracy będzie nakładać nie tylko nowe obowiązki dla pracodawcy. Zmiany obejmą także możliwości w zakresie wywiązywania się pracownika ze swoich obowiązków. Zatrudniający będzie mógł przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, przy spełnieniu kilku warunków:
- kontrola będzie możliwa za zgodą i wiedzą pracownika oraz w czasie oficjalnych godzin pracy,
- metody weryfikacji pracownika mają być dostosowane do charakteru wykonywanej pracy i do miejsca jej świadczenia,
- kontrola ze strony pracodawcy nie może naruszać miru domowego pracownika –prywatności jego współdomowników i korzystania przez nich z miejsca zamieszkania.
Jeśli w trakcie kontroli szef stwierdzi uchybienia w zakresie przepisów BHP lub ochrony danych osobowych, to może zobowiązać pracownika do ich naprawienia. Może to także oznaczać cofnięcie zgody na wykonywanie pracy w trybie zdalnym, jeśli pracownik nie zastosuje się do poleceń pracodawcy.
Jakie są nowe obowiązki dla pracodawcy, wysyłającego pracownika do pracy zdalnej?
Nowelizacja Kodeksu Pracy to także obowiązki dla pracodawcy zapewnienia zatrudnionemu odpowiednich warunków wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z nowymi przepisami zatrudniający powinien:
- dostarczyć pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do świadczenia pracy,
- zapewnić wszelkie urządzenia techniczne, instalacje i serwis tych narzędzi albo zrekompensować ich koszty,
- umożliwić przyznanie pracownikowi ekwiwalentu finansowego w zamian za wykorzystanie przez niego prywatnych urządzeń elektronicznych do wykonywania pracy. Dotyczy to także dodatkowych pomocy lub urządzeń, jakie są niezbędne do wykonywania obowiązków, ale nie zostały dostarczone przez pracodawcę,
- sfinansować koszty energii elektrycznej i innych usług potrzebnych do świadczenia pracy zdalnej,
- pokryć dodatkowe koszty związane ze szkoleniami lub przekazaniem wiedzy technicznej, niezbędnej do wykonywania obowiązków na odległość.
W powyższych kategoriach do obowiązków pracodawcy będzie także należało określenie norm zużycia energii, materiałów i narzędzi pracy w trakcie wykonywania pracy zdalnej przez jego pracownika.
